Ambities in de praktijk omzetten: 3 lessen van het Go Vocal Participatiecongres

Tijdens het congres brachten we gemeenten uit onze Nederlandse community samen om van elkaar te leren. Met concrete praktijkverhalen, diverse workshops en een inspirerende keynote van Thirty030 ontstonden gesprekken over wat vandaag écht speelt binnen participatie.

Niet alleen over beleid en processen, maar vooral over de dagelijkse praktijk: hoe krijg je collega's mee? Hoe bereik je meer inwoners? En hoe zorg je dat participatie niet alleen een ambitie blijft, maar ook werkt? Wat volgde was een dag vol herkenning, praktische inzichten en nieuwe verbindingen.

Les 1: Kies bewust waar je aanwezig bent en hoe je over projecten vertelt

Participatie is voor veel gemeenten inmiddels geen nieuw onderwerp meer. Toch blijft één groep structureel moeilijk te bereiken: jongeren. Dat bleek wel uit de aandacht van de zaal voor de keynote van Thirty030: een groep van dertig Utrechters onder de 30 die hun stad een beetje mooier willen maken.

In hun eigen woorden: "een jong tegengeluid voor wie er normaal aanwezig zijn bij besluitvorming. Wij zijn de makers die verbinden en samen de stad maken." Geen theorie over jongerenparticipatie, maar een groep die het gewoon doet.

En daar zit de vertaalslag die de rest van de dag typeerde: de ambitie om jongeren te betrekken heeft vrijwel elke gemeente al. Wat ontbreekt, is het antwoord op de vraag hoe je dat organiseert zodat een groep als Thirty030 niet eenmalig wordt uitgenodigd, maar structureel gehoord wordt.

Jongeren zijn daarin geen uitzondering. Voor meerdere doelgroepen geldt dat je ze niet vindt via alleen een online platform; soms moet je gewoon fysiek ergens naartoe — het buurthuis, de markt, het schoolplein — om mensen te bereiken die anders buiten beeld blijven.

Tegelijk wil je die fysieke input niet los laten staan van je online participatie. Doe je dat wel, dan krijg je twee gescheiden trajecten in plaats van één volledig beeld van wat er speelt. Precies daarover ging de workshop hybride participatie: hoe combineer je fysiek en digitaal zodat ze elkaar versterken in plaats van dubbel werk opleveren? Hoe haal je het beste uit beide werelden, zodat je zowel bouwt aan vertrouwen, als aan bereik?

Een mooi voorbeeld kwam van de gemeente Waddinxveen, waarbij vaak twee medewerkers van de gemeente op de wekelijkse markt te vinden zijn, om samen met inwoners enquêtes in te vullen. Sindsdien hebben ze niet alleen meer deelnemers, maar bereiken ze ook echt een bredere groep dan wanneer ze alleen via het platform inwoners laten meedenken.

Niet alleen de participatievorm en het kanaal spelen een belangrijke rol om je inwoners te bereiken, het gaat ook over de manier waarop je je boodschap deelt. Dat kwam terug in de workshop over framing, waarin duidelijk werd dat goede framing je helpt om participatie beter uit te leggen aan inwoners, collega's en bestuurders.

Hoe vertel je het verhaal van participatie op een manier dat mensen begrijpen waaróm het ertoe doet? Een vraag die tijdens verschillende gesprekken terugkwam, en die we in een volgende blog binnenkort nog uitgebreider zullen behandelen.

"Effectieve communicatie vertrekt altijd vanuit de ontvanger. What's in it for them. Dat doe je niet door vooral te vertellen wat jij belangrijk vindt, maar door te weten wat er speelt, de vinger aan de pols te houden en naadloos aan te sluiten bij wat voor de ander relevant is."

De ambitie ontbreekt dus niet — niet bij jongerenparticipatie, niet bij hybride werken, niet bij framing. Wat telkens de kern was: hoe land je die ambitie in de praktijk, in de kanalen die je kiest én de taal die je gebruikt.

3 tips:

1. Niet iedereen bereik je op dezelfde manier. Ga 'het veld' in en ben daar waar je doelgroep is. Benut netwerken zoals dat van Thirty030 om een breder geluid op te halen.
2. Een wisselende groep ambassadeurs en medewerkers zorgt voor een steeds grotere groep betrokkenen. Tegelijkertijd zit er een risico in. Leg daarom afspraken, ideeën en de contactpersonen goed vast, want je wilt kunnen voortbouwen op wat er al ligt.
3. Al het goede komt in drieën: we onthouden zaken beter als het in een drieslag staat (3 lessen, 3 tips!). Heb je twee argumenten? Dan moet er nog een derde bij. Heb je er vier? Maak er drie van!

Les 2: Goede participatie begint met luisteren

Aan het einde van de dag vroegen we deelnemers één eenvoudige vraag: "Goede participatie begint met..." Het antwoord dat veruit het vaakst werd genoemd, was luisteren. Daarnaast kwamen woorden terug als heldere communicatie, transparantie, verwachtingsmanagement, een open gesprek en een goede interne organisatie.

Hoe serieus die bereidheid op de proef wordt gesteld, bleek in de workshop over het uitdaagrecht: het recht van inwoners om een taak van de gemeente (inclusief budget) over te nemen wanneer ze denken die beter of goedkoper te kunnen uitvoeren. Luisteren betekent hier niet alleen het idee aanhoren, maar ook echt ruimte maken: budget, mandaat en tijd om er samen mee aan de slag te gaan.

Veel gemeenten zijn hier nog terughoudend in, uit angst voor een zee aan uitdagingen zodra ze de deur openzetten. Maar de praktijkvoorbeelden van gemeenten die er al mee werken laten iets anders zien: die vloedgolf blijft uit. Wat wél nodig is, zijn de afspraken en processen om de uitdagingen die wél komen goed op te vangen, en die zijn bij veel gemeenten nog niet ingericht.

Luisteren zonder die interne organisatie erachter blijft dus bij goede bedoelingen. Pas wanneer een gemeente ook zelf is ingericht om op initiatieven van inwoners te reageren, wordt luisteren meer dan een houding.

3 tips:

1. Stel de vraag "waar begint goede participatie voor jou mee?" niet alleen aan inwoners, maar ook aan je eigen team. Dat legt vaak al bloot waar de interne organisatie nog niet op is ingericht.
2. Frame het uitdaagrecht richting inwoners als 'experiment', zodat verwachtingen en praktijk op één lijn liggen. Dit geeft je ook de ruimte om 'gewoon' te starten en fouten te mogen maken waar je van kunt leren.
3. Leren van elkaar blijkt keer op keer een gouden tip, wat ons meteen naar les 3 brengt.

Les 3: Kijk over de gemeentegrenzen heen

De keynote en de workshops gaven inspiratie, maar de grootste waarde van het congres zat in de gesprekken tussen gemeenten onderling. Doordat zowel kleinere als grotere gemeenten hun verhaal deelden, zat er voor alle deelnemers een herkenbare praktijk tussen: de één worstelde met bereik, de ander met interne samenwerking of nieuwe wetgeving.

Wat vooral opviel tijdens het Participatiecongres: er bestaat geen blauwdruk voor goede participatie. Elke gemeente werkt binnen haar eigen context, met eigen uitdagingen, politieke keuzes en beschikbare middelen. Toch was er een duidelijke rode draad. Gemeenten zoeken steeds vaker de samenwerking op. Ze leren niet alleen van hun eigen projecten, maar ook van elkaar. Praktijkervaringen worden gedeeld, ideeën krijgen vervolg en nieuwe contacten groeien uit tot een netwerk waarin kennis blijft circuleren.

Meerdere deelnemers willen bijvoorbeeld bij de gemeente Waddinxveen op bezoek, om mee te kijken hoe zij hun medewerkers in de 'Participatiekamer' meenemen in de succesverhalen en geleerde lessen van dat kwartaal. Andere gemeenten willen juist weer van anderen horen hoe zij bepaalde platformfunctionaliteiten in de praktijk inzetten, en er werden zaadjes geplant voor nieuwe samenwerkingen tussen Go Vocal en andere partners om de route van ambitie naar praktijk nog sterker in te richten.

"Die gedeelde ambitie was misschien wel de rode draad van de dag. Niet één methode of tool stond centraal, maar de overtuiging dat gemeenten sneller vooruitgaan wanneer ze ervaringen blijven delen en elkaar actief opzoeken."

De gesprekken eindigden na de borrel, maar de uitwisseling gaat ongetwijfeld verder. En dat is misschien wel de belangrijkste les van de dag: samen kom je verder dan alleen.

3 tips:

1. Neem een voorbeeld aan de Participatiekamer van Waddinxveen: bouw een vast, terugkerend moment in — bijvoorbeeld elk kwartaal — waarop je team successen en geleerde lessen met elkaar deelt, niet alleen naar buiten toe.
2. Worstel je met een uitdaging? Bespreek het in je netwerk en ga op zoek naar vergelijkbare gemeenten waarmee je eerlijk kan delen wat wel en niet werkt.
3. Vier je successen ook zichtbaar buiten je eigen organisatie, dat is vaak precies wat nieuwe samenwerkingen op gang brengt.

Wil je meer van dit soort inzichten uit de praktijk van gemeenten ontvangen?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van concrete voorbeelden, nieuwe trends en praktische tips om participatie echt te laten werken.