Das Problem mit den "üblichen Verdächtigen"
Fast alle Beteiligungsverantwortlichen kannten es aus ihrem Alltag: Wenn eine Stadt zur Beteiligung einlädt, zeigen sich häufig dieselben Gesichter. Überdurchschnittlich engagierte Bürger*innen, Vereinsmitglieder, ältere Semester mit Zeit und Interesse. Andere Gruppen wie eine junge Mieterin, der berufstätige Vater, die Seniorin mit Migrationshintergrund fehlen meistens.
Die Gründe dafür sind vielfältig. Christoph Wehrenfennig, Leiter der Stabsstelle Bürgerbeteiligung in Wetzlar, brachte es auf den Punkt: Die eigentliche Herausforderung liegt darin, eine breitere Gruppe zu erreichen. Nicht nur die, die sich ohnehin am politischen Geschehen beteiligen. Neben dem Gefühl von Machtlosigkeit, das besonders bei jüngeren Menschen verbreitet ist und sie glauben lässt, ihre Stimme ändere nichts, spielen auch alltägliche Hürden wie Zeitmangel, komplizierte Behördensprache und die Unkenntnis über laufende Projekte eine große Rolle. Entscheidend für deren Teilnahme ist die Antwort auf die Frage: Was bringt mir das eigentlich?
Ohne eine klare Beantwortung bleibt die Motivation zur Teilnahme gering, unabhängig davon, wie viel Aufwand in die Einladung geflossen ist. Damit der Vorteil für die unterschiedlichen Bevölkerungsgruppen sichtbar wird, muss eine zielgerichtete Kommunikation stattfinden.
Personas statt pauschaler Zielgruppen
„Man schreibt eine Pressemitteilung, schickt sie an alle – und wundert sich dann, warum immer nur die gleichen Leute zurückkommen."
Ein zentraler Workshop des Zusammenkommens widmete sich dem Persona-Ansatz: Eine Methode aus dem Marketing, die abstrakte Zielgruppen greifbar macht. Anstatt verallgemeinernd über „junge Menschen" oder „Seniorinnen" zu sprechen, werden detaillierte Profile fiktiver, aber realistischer Einzelpersonen entwickelt: mit Namen, Alter, Beruf, Gewohnheiten, Medienkonsum und konkreten Alltagssorgen.
Die Übung zielt darauf ab, Empathie zu entwickeln und sich in die Person hineinversetzen zu können. Dadurch wird ein entscheidenden Schritt, weg von einer pauschalen, hin zu einer zielgerichteten Ansprache getan.
Zwei Beispiel Personas aus dem Workshop waren Folgende:
Nele, 22 Jahre, Verwaltungsfachangestellte und Digital versiert auf TikTok und Instagram, aber politisch weitgehend desinteressiert. Erreichen lässt sie sich über Social Media, Influencer-Kooperationen oder ganz analog im Fitnessstudio.
Olga, 65 Jahre mit einem russlanddeutschen Migrationshintergrund, lebt allein in einem Mehrfamilienhaus und ist in ihrer Kirchengemeinde gut vernetzt. Sie erreicht man über einen Briefeinwurf, die Kirchenzeitung oder eine direkte persönliche Ansprache.
Die Übung machte deutlich, worum es eigentlich geht: Eine allgemeine Kommunikationsbotschaft kann beide Frauen nicht gleichzeitig ansprechen. Wer versucht alle mit einer Nachricht anzusprechen, erreicht am Ende niemanden.
Kanalvielfalt: Lokale Medien als unterschätzter Faktor
Im Gespräch über Kommunikationskanäle wurde ein Punkt deutlich, der zunächst überrascht: Neben Social Media und digitalen Beteiligungsplattformen sind es oft die klassischen Formate, die ihre Wirkung entfalten. Besonders kostenlose Lokalblätter haben sich überraschend effektiv erwiesen.. Zudem bringen digitale Methoden wie WhatsApp-Kanäle Infos direkt aufs Handy.
Zusätzliche, kreative Ansätze aus der Runde waren Kinowerbung vor dem Hauptfilm, gebrandete Brötchentüten beim lokalen Bäcker oder Bierdeckel mit provokativen Fragen in der Gastronomie. Der Grundgedanke dahinter: Menschen dort ansprechen, wo sie sich aufhalten und nicht darauf warten, dass sie von selbst zur Beteiligungsplattform kommen.
Christoph Wehrenfennig aus Wetzlar ergänzte noch einen besonders niedrigschwelligen Ansatz: Lego-Stationen bei Stadtfesten, an denen Kinder spielen und Eltern ins Gespräch kommen. Oder Bilder einer Sofortbildkamera als ein verbindendes Gesprächsstück, das gleichzeitig als Erinnerung mitgegeben wird.
Das eigentliche Problem sitzt oft in der Verwaltung selbst
Einer der ehrlichsten Momente des Tages: Die Erkenntnis, dass die größten Hindernisse für Beteiligungsprojekte häufig nicht an externen Faktoren liegen, sondern hausgemacht sind und in den eigenen Strukturen und Prozessen liegen.
Projekte der Bürgerbeteiligung scheitern oft daran, dass Ideen gesammelt werden, ohne dass klar ist, was damit passiert. Wenn andere Abteilungen der Verwaltung nicht mitziehen, werden Erwartungen bei Bürger*innen geweckt, die nicht erfüllt werden können.
Ein Teilnehmer des Treffens in Wetzlar schilderte frustriert ein konkretes Beispiel: Es war einfacher, für zwei Millionen Euro einen Waldspielplatz zu genehmigen, als fünf neue Ruhebänke aufzustellen, weil ein Kollege Bedenken wegen des Unterhalts hatte. Diese Art von interner Blockade ist es, die das Vertrauen in Beteiligungsprozesse langfristig schädigt.
Projekte sollten nur dann gestartet werden, wenn der Handlungsspielraum vorab geklärt und das Engagement der umsetzenden Stellen sichergestellt ist. Wer Erwartungen weckt, die man nicht erfüllen kann, verliert das Vertrauen und damit auch zukünftige Teilnehmende.
Auch Ablehnungen brauchen eine Begründung
Transparenz ist eine Grundvoraussetzung für Vertrauen. Die Teilnehmenden betonten, wie wichtig es ist, nicht nur Erfolge zu kommunizieren, sondern auch offen zu erklären, warum bestimmte Ideen nicht umgesetzt werden können.
Ein Beispiel aus Wien zeigte: Selbst abgelehnte Vorschläge sollten eine wertschätzende und begründete Rückmeldung erhalten. Das vermittelt den Teilnehmenden, dass ihr Input ernst genommen wird, auch wenn es nicht das erhoffte Ergebnis brachte.
Ein einheitliches visuelles Erscheinungsbild hilft zusätzlich, Wiedererkennung und Vertrauen aufzubauen. Jelena, Senior Beteiligungsexpertin bei Go Vocal, zeigte Beispiele aus Innsbruck, Wien und Lich: Es muss nicht aufwendig sein. Manchmal reicht ein konsistenter Farbbalken, ein einheitlicher Bildstil oder ein klar lesbarer Projektname. Was zählt, ist ein einheitliches und verlässliches Image hinsichtlich Optik und Prozessen zu etablieren.
Gewinne als Anreiz? Besser nicht
Kurz angesprochen wurde auch die Frage, ob Gewinnspiele die Beteiligung ankurbeln können. Die Antwort fiel überwiegend skeptisch aus. Zwar können Anreize wie ein ÖPNV-Jahresticket kurzfristig die Teilnehmendenzahl steigern, doch der administrative Aufwand ist hoch und die Qualität der Beiträge fragwürdig. Wer nur mitmacht, um zu gewinnen, setzt sich inhaltlich kaum mit Themen auseinander. Zudem kann die Vergabe des Gewinns als nicht transparent wahrgenommen werden, was das Vertrauen in das gesamte Beteiligungsverfahren senkt.
Wirksamer ist es, deutlich zu machen, welchen konkreten Unterschied Beteiligung für die Bürger*innen macht oder die Barrieren abzubauen, die eine Teilnahme erschweren, beispielsweise mit einer Kinderbetreuung bei Veranstaltungen.
Gemeinsame Erkenntnisse
Am Ende des Tages zog die Runde Bilanz. Die Stimmung: inspiriert, aber geerdet. Mehrere Teilnehmende sagten, dass die Persona-Übung sie daran erinnert hat, wie leicht man im Alltag vergisst, wen man eigentlich ansprechen will und welchen Vorteil ein kurzer, gezielter Perspektivwechsel bringen kann.
Eine Teilnehmerin brachte es gut auf den Punkt: Das Thema braucht Botschafter in den Kommunen. Es braucht Menschen, welche die Beteiligung nicht als Pflichtaufgabe, sondern als Chance sehen und sich intern dafür engagieren. So können Ergebnisse Großes bewirken.
Denn letztlich macht ein entscheidender Punkt den Unterschied: nicht die perfekte Öffentlichkeitsarbeit, nicht das originellste Format, sondern die Überzeugung, dass die Stimmen der Bürger*innen wichtig sind und dies auch zu kommunizieren.
Das Netzwerktreffen fand am 28. April 2026 in Wetzlar statt, organisiert von der Stadt Wetzlar in Zusammenarbeit mit Go Vocal. Die Beteiligungsplattform der Stadt Wetzlar ist unter mitgestalten.wetzlar.de erreichbar.
