Berichterstattung zu Beteiligungsprojekten - Rahmenmodell mit Beispielen und Vorlage

Warum Berichte über  Beteiligungsprojekte wichtig sind

Vertrauen durch Transparenz

Widerstand und eine Ablehnung der Öffentlichkeit resultieren häufig aus dem Gefühl heraus, dass die eigene Stimme ignoriert wird, und nicht aus dem Widerspruch mit den eigentlichen Ergebnissen. Ein klarer, zugänglicher Bericht kann die Kritik an Entscheidungen verringern, indem er zeigt, wie die Bürgerbeiträge berücksichtigt wurden, auch wenn Vorschläge nicht umgesetzt wurden.

Wenn die Bürger*innen sehen, dass ihre Stimmen im Entscheidungsprozess berücksichtigt werden, steigert sich deren Vertrauen.

Exponentieller Beziehungsaufbau

Feedbackschleifen schaffen einen kontinuierlichen Dialog statt einmaliger Konsultationen. Durch regelmäßige Mitteilungen über ihre Beteiligungsplattform können Sie eine kontinuierliche Partizipation aufbauen und eine Community schaffen, die sich aktiv beteiligt, weil sie weiß, dass ihre Beiträge wichtig sind.

Förderung der Beteiligung

Auch wenn eine Berichterstattung nicht vorgeschrieben ist, verlieren sie deren strategischen Wert, wenn Sie sie bloß als optional betrachten. Ein durchdachter Beteiligungsbericht signalisiert die Verpflichtung zu einer kooperativen Verwaltung und legt den Grundstein für eine sinnvolle, zukünftige Beteiligung.

Das 5-Stufen-Rahmenmodell für effektive Beteiligungsberichte

Dieser praktische Rahmen lässt sich an jede Projektgröße und -Art anpassen. Betrachten Sie diese Schritte als Bausteine – passen Sie die Abschnitte an Ihren Kontext an, während Sie die Kernstruktur beibehalten um für Klarheit und Wirkung zu sorgen.

Schritt 1: Skizzieren Sie den Kontext und die Herausforderungen

Geben Sie den Leser*innen zunächst die notwendigen Hintergrundinformationen, damit sie verstehen, warum dieses Projekt wichtig ist und wie ihre Beiträge in das Gesamtbild passen.

Hintergrund des Projekts

Erläutern Sie in 2–3 Sätzen die Entstehungsgeschichte des Projekts. Wurde es durch Wünsche der Einwohner*innen, politische Vorgaben, Haushaltsprioritäten oder aufkommende Bedürfnisse der Gemeinde angestoßen?

Ziele der Beteiligung

Geben Sie konkret an, was Sie erreichen wollten. Wollten Sie:

• kreative Ideen für eine offene Herausforderung sammeln?
• die Reaktion auf bestimmte Vorschläge testen?
• Prioritäten zwischen konkurrierenden Alternativen setzen?
• auf bevorstehende Veränderungen aufmerksam machen?

Auswirkungen auf die Gemeinde

Stellen Sie einen Bezug zwischen dem Projekt und dem Alltag der Einwohner*innen her. Wie wird sich das Projekt auf deren Arbeitsweg, den Charakter ihres Stadtviertels, ihre Sicherheit oder ihre Lebensqualität auswirken?

Visuelle Zusammenfassung

Verwenden Sie eine Zeitleiste, eine Infografik oder eine visuelle Zusammenfassung, damit vielbeschäftigte Leser*innen die wichtigsten Details schnell erfassen können.

Beispiel aus der Stadt Toronto, Kanada

Im Jahr 2023 startete Toronto ein partizipatives Haushaltsprogramm in einem seiner Stadtteile. Am Ende jedes Projektzyklus erstellt das Partizipations-Team einen „Wirkungsbericht”. Nachfolgend sehen Sie, wie jeder dieser Berichte mit einer überzeugenden Einleitung beginnt, die den Rahmen absteckt:

Schritt 2: Beschreiben Sie Ihre Öffentlichkeitsarbeit- und Beteiligungsstrategie

Transparenz hinsichtlich Ihrer Beteiligungsmethoden hilft Bürger*innen, die Vollständigkeit Ihres Ansatzes zu beurteilen und den Umfang der Beiträge zu verstehen.

Zeitplan und Phasen

Legen Sie klar dar, wann die Beteiligung stattfand und wie sie strukturiert wurde:

• Projektstart und Informationsaustausch
• Aktive Phase der Beitragsabgabe
• Nachfassende Klarstellungen oder vertiefende Untersuchungen
• Letzte Möglichkeiten für Feedback

Beteiligungskanäle

Beschreiben Sie detailliert, wo und wie die Menschen teilnehmen konnten:

• Digitale Plattform: Ideenforum, Umfragen, Werkzeuge für interaktive Kartierung
• Persönliche Veranstaltungen: Bürgerversammlungen, Pop-up-Stände, Rundgänge, Fokusgruppen
• Hybride Ansätze: QR-Codes an Haltestellen, Kommentarboxen in Bibliotheken

Beispiel aus der Stadt Wien, Österreich

Um einen transparenten Überblick über ihre Beteiligungsstrategie zu geben, hat Wien diesen Zeitplan in ihren Pilot-Evaluierungsbericht aufgenommen. Er zeigt deutlich, wann, wie und warum die Beteiligung stattfand:

Kommunikationsstrategie

Beschreiben Sie, wie Sie die Teilnahme gefördert und ein vielfältiges Publikum erreicht haben:

• Direkte Kommunikation (Newsletter, soziale Medien, lokale Medien)
• Partnerschaften mit der Gemeinde (Schulen, religiöse Organisationen, Wirtschaftsverbände)
• Gezielte Öffentlichkeitsarbeit für unterrepräsentierte Gruppen

Schritt 3: Erstellen Sie ein Profil Ihrer Teilnehmer*innen

Um die Ergebnisse interpretieren und die Beteiligung in Zukunft verbessern zu können, ist es entscheidend zu wissen, wer teilgenommen hat und wer nicht. Stellen Sie sich nicht damit zufrieden, nur die Teilnehmer*innen zu zählen, sondern berichten Sie auch darüber, wie vielfältig die Personen sind, von denen Sie Rückmeldungen erhalten haben, und weisen Sie auf etwaige Lücken in der Repräsentation hin.

Demografische Aufschlüsselung

• Präsentieren Sie die Teilnahme-Daten nach relevanten Kategorien:
• Altersgruppen und Perspektiven der verschiedenen Generationen
• Geografische Verteilung (Stadtteile, Bezirke, Postleitzahlen)
• Wohnsituation (Mieterinnen, Hausbesitzerinnen, Geschäftsinhaber*innen)
• Sprachpräferenzen und Barrierefreiheitsanforderungen
• Alle anderen, demografischen Daten der spezifischen Gemeinde

Repräsentationsanalyse

Vergleichen Sie die demografischen Daten der Teilnehmer*innen mit der Gesamtzusammensetzung der Gemeinde. Verwenden Sie anschauliche Grafiken:

• Balkendiagramme, die die Altersverteilung im Vergleich zu Volkszählungsdaten zeigen
• Karten, die geografische Teilnahmemuster hervorheben
• Kreisdiagramme, die die Wohnsituation der Teilnehmer*innen mit den Durchschnittswerten der Gemeinschaft vergleichen

Inklusionsbemühungen

Erklären Sie die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um eine breite Beteiligung sicherzustellen:

• Mehrsprachige Materialien und Dolmetscherdienste
• Barrierefreie Veranstaltungsorte und digitale Plattformen
• Kinderbetreuung, Unterstützung beim Transport oder Terminanpassungen
• Partnerschaften mit Gemeinschaftsorganisationen, die bestimmte Bevölkerungsgruppen betreuen

Beispiel aus der Gemeinde Amstelveen, Niederlande

Die niederländische Stadt Amstelveen lud ihre Einwohner*innen ein, an der Gestaltung einer langfristigen Vision für die Umweltpolitik mitzuwirken. Durch Spaziergänge unter Bäumen, Fragebögen und Konsultationssitzungen leisteten die Teilnehmer*innen Beiträge zu Prioritäten wie Baumgesundheit, städtische Biodiversität und Klimaresilienz.

Amstelveen erfasste die Beteiligung nach Geschlecht, Alter und Wohnort und präsentierte die Ergebnisse in übersichtlichen, leicht zugänglichen Grafiken, die sofort Muster der Repräsentation der Gemeinde zeigten.

Schritt 4: Teilen Sie mit, was Sie erfahren haben

Hier zeigen Sie den Inhalt der Partizipation: die Meinungen, Hoffnungen und Bedenken Ihrer Gemeinde. Das Ziel ist es nicht, jeden Kommentar aufzulisten, sondern die wichtigsten Botschaften klar darzustellen.

Wichtigste Themen, Bedenken und Chancen

Gruppieren Sie die Mitteilungen in 3 bis 5 Schlüsselthemen. Erläutern Sie für jedes Thema kurz, was die Teilnehmer*innen gesagt haben und warum es wichtig ist.

Dazu können gehören:

• Starke Unterstützung für eine bestimmte Änderung
• Bereiche, die Anlass zur Sorge geben (z. B. Sicherheit, Zugang, Kosten)
• Kreative Vorschläge von Anwohner*innen

Verwenden Sie kurze, gut lesbare Überschriften für jedes Thema und fügen Sie 1–2 Sätze hinzu, um sie in einfacher Sprache zu erläutern.

Kombinieren Sie qualitative und quantitative Beiträge‍

Kombinieren Sie die Zahlen mit den Meinungen:

• „67 % der Teilnehmer*innen bewerteten eine bessere Beleuchtung mit einer hohen Priorität.“
• „Ein Bewohner sagte: ‚Meine Kinder spielen hier nach Einbruch der Dunkelheit nicht mehr, weil es einfach zu schlecht beleuchtet ist.‘“

Verwenden Sie Tools wie:

• (Balken-)Diagramme, um Abstimmungsergebnisse oder Präferenzen darzustellen
• Schlagwortwolken, um häufig verwendete Begriffe hervorzuheben
• Zitate, um überzeugende oder repräsentative Kommentare hervorzuheben

Seien Sie ehrlich in Bezug auf Spannungen und Meinungsverschiedenheiten‍

Gab es Meinungsverschiedenheiten? Erwähnen Sie diese. Transparenz schafft Glaubwürdigkeit.

Beispiel: „Während viele die Reduzierung der Parkplätze zugunsten von Grünflächen befürworteten, äußerten andere Bedenken hinsichtlich der Zugänglichkeit für ältere Bewohner*innen.”

Das Hervorheben dieser Gegensätze schwächt Ihren Bericht nicht, sondern stärkt das Vertrauen, indem es zeigt, dass alle Stimmen gehört wurden, nicht nur die gängigsten Meinungen.

Beispiel aus der Gemeinde Amstelveen, Niederlande

Der Bericht zum Baumbepflanzungsprojekt von Amstelveen enthält eine ausgewogene Mischung aus Umfragediagrammen und zusammengefassten offenen Antworten, die den Leser*innen helfen, sowohl die quantitativen Trends als auch das differenzierte Feedback der Teilnehmer*innen zu verstehen.

Schritt 5: Einfluss und nächste Schritte aufzeigen

Zeigen Sie, was aus den Beiträgen der Gemeinschaft geworden ist – und wie es jetzt weitergeht. In diesem Schritt wird Vertrauen aufgebaut oder zerstört.

Beweisen Sie, dass die Entscheidungen auf den Beiträgen basieren

Verknüpfen Sie das erhaltene Feedback mit Entscheidungsfindung, damit die Einwohner*innen erfahren, wie ihre Stimmen die Ergebnisse beeinflusst haben, sei es durch direkte Umsetzung oder durch beeinflusste Alternativen. Sie könnten beispielsweise erklären: „Aufgrund der starken Unterstützung für eine verbesserte Beleuchtung haben wir 150.000 Euro für die Umrüstung der Straßenbeleuchtung entlang der Hauptstraße auf LED-Leuchten bereitgestellt.“

Es ist auch wichtig, Einschränkungen ehrlich anzuerkennen: „Obwohl viele eine neue Strukturierung der Parkmöglichkeiten vorgeschlagen haben, müssen wir uns aufgrund von Budgetbeschränkungen zunächst auf die Verbesserung der bestehenden Parkplätze konzentrieren.“ Dies zeigt, dass die Beiträge  einen echten Einfluss auf die Entscheidungsfindung hatten, auch wenn das Endergebnis von den ursprünglichen Vorschlägen abweicht.

Zeitplan nach der Beteiligung

In diesem Abschnitt sollten Sie den Einwohner*innen auch einen klaren Fahrplan mit konkreten Terminen und Meilensteinen vorlegen, die sie verfolgen können. Führen Sie sie durch die Phasen der Entwurfsentwicklung, die öffentlichen Genehmigungsverfahren, die Bau- oder Umsetzungsphasen und die geplanten Fortschrittskontrollen. Zelebrieren Sie das Erreichen von Meilensteinen oder Gemeinschaftsveranstaltungen auf, die wichtige Projektfortschritte markieren.

Möglichkeiten zur weiteren Beteiligung

Machen Sie es den Bürger*innen einfach, während der gesamten Umsetzung und darüber hinaus involviert zu bleiben. Informieren Sie regelmäßig über den aktuellen Stand des Projekts, beispielsweise durch Newsletter oder Benachrichtigungen auf der Plattform. Schaffen Sie Möglichkeiten, sich zu Details der Umsetzung zu äußern, sobald diese bekannt werden, und geben Sie klare Kontaktinformationen für weitere Fragen oder Vorschläge an.

Verweisen Sie auf ähnliche bevorstehende Projekte, bei denen die Einwohner*innen ihre Erfahrung aus den Beteiligungen einbringen können, und bauen Sie so eine Pipeline für kontinuierliche Beteiligung in der Gemeinde auf, die über einzelne Initiativen hinausgeht.

Beispiel: „Gesagt, getan“

Das klassische Format „gesagt, getan“ ist einfach, aber sehr effektiv, um Ihren Bericht abzuschließen.

Drei Strategien für maximale Wirkung Ihres Berichts

Die Erstellung eines großartigen Berichts ist nur die halbe Miete. Um sicherzustellen, dass er Ihre Zielgruppe erreicht und bei ihr Anklang findet, bedarf es einer strategischen Kommunikation.

1. Zugänglichkeit priorisieren

• Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie Fachjargon.
• Bieten Sie mehrere Formate an (Webseite, PDF, Videozusammenfassung, gedruckte Handouts).
• Fügen Sie Alt-Text für Bilder hinzu und stellen Sie die Kompatibilität mit Screenreadern sicher.
• Übersetzen Sie wichtige Ergebnisse in die Sprachen Ihrer Zielgruppe.

2. Strategische Verbreitung

• Veröffentlichen Sie den Bericht offensichtlich auf Ihrer Hauptwebsite und Ihrer Beteiligungsplattform.
• Teilen Sie Auszüge über soziale Medien, Newsletter und lokale Medien.
• Präsentieren Sie die Ergebnisse bei Gemeindeversammlungen und Veranstaltungen.
• Arbeiten Sie mit lokalen Organisationen zusammen, um die Reichweite zu vergrößern.

3. Feiern Sie die Beteiligung

• Danken Sie den Einwohner*innen öffentlich für ihre Zeit und ihre Erkenntnisse.
• Stellen Sie interessante Geschichten und Vorschläge aus der Gemeinde in den Vordergrund.
• Zeigen Sie Fotos von Beteiligungsveranstaltungen (mit Genehmigung).
• Würdigen Sie die gemeinsamen Anstrengungen, die das Projekt ermöglicht haben.

Optimieren Sie Ihren Prozess mit integrierten Tools

Die Beteiligungsplattform von Go Vocal kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung hochwertiger Berichte drastisch reduzieren und gleichzeitig deren Vollständigkeit und Wirkung verbessern.

Verhindern Sie Datensilos

Mit unserer Form Sync-Funktion können Sie Antworten aus Umfragen in Papierform, Haftnotizen und andere schriftliche Beiträge digitalisieren und so einen organisierten Datensatz erstellen, der Offline- und Online-Beiträge kombiniert. Dadurch entfallen stundenlange manuelle Dateneingaben und es geht keine Stimme verloren.

KI-gestützte Analyse

Unser KI-Analysetool Sensemaking organisiert qualitatives Feedback in klare Themenbereiche und erstellt Zusammenfassungen in simpler Sprache, wodurch Teams bis zu 850 % schneller arbeiten können als bei der manuellen Analyse von Tabellenkalkulationen. Das Auto-Insights-Modul deckt statistisch signifikante Muster auf, z. B. wie sich die Antworten je nach Altersgruppe oder Nachbarschaft unterscheiden, ohne dass Kenntnisse in Data-Science erforderlich sind.

Integrierte Berichterstattung

Mit unserer integrierten Berichterstellung können Sie Diagramme, Zitate, Zusammenfassungen und Grafiken zu ausgefeilten Berichten kombinieren, die für den internen Gebrauch formatiert oder direkt auf Beteiligungsplattformen mit einheitlichem Branding veröffentlicht werden können. Dadurch wird die Berichterstellung von einer zeitaufwändigen Belastung zu einem effizienten Prozess.

Sie arbeiten bereits mit uns zusammen? Entdecken Sie den Report Builder auf Ihrer Plattform oder wenden Sie sich an Ihren Government Success Manager, um persönliche Unterstützung zu erhalten.

Sie sind noch kein Mitglied unserer Go Vocal-Gemeinschaft? Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch, um zu erfahren, wie unsere Plattform Ihre Beteiligungsvorhaben  optimieren kann.

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