Sinds 19 augustus 2024 vangt Woerden tot medio augustus 2025 200 vluchtelingen op. Deze noodopvang komt voort uit een landelijk tekort aan opvangplekken en, volgend op de Spreidingswet, een afspraak tussen de 26 Utrechtse gemeenten om gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen.

Duidelijkheid over besluitvorming met ruimte voor zorgen en ideeën

"De beslissing en de bevoegdheid om opvang te organiseren voor asielzoekers ligt bij de gemeenteraad. We hebben dat genomen besluit met inwoners gedeeld, waarbij mensen konden meedenken over de manier waarop dat gedaan wordt," legt Ingrid van Schaik, communicatieadviseur bij de gemeente Woerden, uit.

Het is fundamenteel om transparant te zijn over waar wel en waar ook niet over meegedacht kan worden: "Het is als gemeente belangrijk om duidelijk en transparant te communiceren: wie wordt er opgevangen? Waarom is het nodig? En welke rol is er voor inwoners weggelegd?"

Ondanks dat het besluit vaststond, vond de gemeente het essentieel om te luisteren naar zorgen en open te staan voor vragen. “Mensen moeten het gevoel hebben dat de gemeente naar hen wil luisteren en ook daadwerkelijk iets wil doen met hun feedback," aldus Ingrid.

"In ons geval konden inwoners niet meepraten over welke locatie, de locatie stond al vast. Maar wel over hoe we de locatie in de leefomgeving beter konden inpassen en hoe we het sociaal programma samen met vrijwilligers kunnen vormgeven."

Digitaal participatieplatform als verbindende schakel

De gemeente organiseerde onder meer inloopavonden waar inwoners persoonlijk vragen konden stellen en richtte een klankbordgroep op.

Om zoveel mogelijk inwoners te bereiken, zette de gemeente ook haar digitaal Go Vocal-participatieplatform in. “We kozen bewust voor een geïntegreerde aanpak waarbij alles samenkwam op één centrale plek – van informatie tot participatiemogelijkheden,” vertelt Ingrid. “Het platform helpt ons om overzicht te bewaren en inwoners op een duidelijke en toegankelijke manier mee te nemen in het proces.”

Het platform werd ingericht met verschillende modules die elk een eigen doel dienden:

  • Informatievoorziening: Pagina’s met basisinformatie over het project, de beslissingen die al genomen waren en een overzicht van waar en wanneer er fysieke bijeenkomsten plaatsvonden.
  • Forum voor dialoog: Een plek waar inwoners vragen kunnen stellen of zorgen konden uiten. Ongeveer 50 inwoners maakten actief gebruik van deze functie door vragen te stellen of te reageren op berichten van anderen.
  • Volg-functie: Voor inwoners die geen directe vraag hadden maar wel geïnformeerd wilden blijven, biedt de volg-functie de mogelijkheid om automatische updates via e-mail te ontvangen.
  • FAQ-sectie: Veelgestelde vragen werden gebundeld en beantwoord in een aparte sectie.

Wat opvalt in de communicatiestrategie van de gemeente Woerden is hun bewuste keuze om niet via Facebook te communiceren over het project.

Ingrid: “Door het debat te beperken tot ons eigen participatieplatform wilden we voorkomen dat mensen die helemaal niets met Woerden te maken hebben het lokale gesprek zouden beïnvloeden. Zo konden we de discussie relevant, beheersbaar en constructief houden, met ruimte voor inwoners om in een veilige en gefocuste omgeving hun stem te laten horen.”

Huidige situatie en toekomstperspectief

Sinds de opening van het tijdelijke azc in augustus 2024 is er geen klacht bij de gemeente binnengekomen. Dit relatief rustige verloop kan deels worden toegeschreven aan de locatie van het centrum - nabij het gemeentehuis, omringd door vooral bedrijven en met weinig omwonenden - maar zeker ook aan de communicatie- en participatiestrategie.

De gemeente ziet nog veel mogelijkheden voor participatie in de toekomst, met name als het gaat om het integreren van de vluchtelingen in de samenleving.

Ingrid: "Er liggen veel kansen in het samenwerken met inwoners. In andere gemeenten zien we nauwe samenwerking met burgerinitiatieven, vrijwilligersorganisaties en bedrijven. Ook bij ons droegen enthousiaste vrijwilligers al interessante ideeën aan over hoe we de bewoners straks bij de gemeenschap in Woerden kunnen betrekken."

Nu al heeft Woerden contact met bedrijven over het in dienst nemen van nieuwkomers. En met het COA en de lokale woningcorporatie zijn er gesprekken over openbare ontmoetingsruimten in het azc voor zowel de bewoners en omwonenden.

Jolijn Mes, Government Success Manager Nederland: “Als je mensen vanaf het begin meeneemt in hoe we nieuwkomers welkom heten, voelen ze zich meer betrokken en verantwoordelijk. Het wordt dan niet iets wat ‘de gemeente’ beslist, maar iets wat we samen doen. Zo maak je gebruik van de kracht die er al in de buurt zit, en geef je nieuwkomers meteen het gevoel dat ze erbij horen.”

Lessen voor andere gemeenten

Het voorbeeld van Woerden biedt inzichten voor andere gemeenten die voor vergelijkbare uitdagingen staan:

  1. Transparantie over besluitvorming: Wees helder over wat al besloten is en waarover inwoners nog kunnen meedenken.
  2. Toegankelijkheid: Zorg voor zowel digitale als offline informatie en participatie om verschillende doelgroepen te bereiken.
  3. Structuur in communicatie: Een overzichtelijk ingericht platform helpt inwoners om snel de informatie en participatiemogelijkheden te vinden die voor hen relevant zijn.

En ten slotte: Woerden laat zien dat participatie niet hoeft te betekenen dat inwoners over alles meebeslissen, maar wel een manier is om hun zorgen en ideeën serieus te nemen. Ook bij controversiële onderwerpen als asielopvang kan een weloverwogen participatiestrategie bijdragen aan een constructief gesprek.

‍

‍

‍