.jpg)
Duizenden inwoners betrekken bij het beleid? Voor veel gemeenten blijft het een uitdaging, voor Goeree-Overflakkee niet. Met één centraal participatieplatform bereikt de gemeente vandaag een breed publiek, zowel bij grote beleidsdossiers als bij lokale projecten. Wat ooit versnipperd en ad hoc verliep, groeide uit tot een gestructureerde aanpak die participatie zichtbaar, toegankelijk én schaalbaar maakt.
In 2022 stelde de gemeenteraad van Goeree-Overflakkee het beleidsstuk ‘maatschappelijke participatie’ vast. Hoewel dit document inhoudelijk sterk was onderbouwd, was het lastig te vertalen naar de praktijk. “Het stuk zat goed in elkaar, maar tegelijkertijd was het ook een moeilijk, haast wetenschappelijk stuk,” vertelt programmamanager Willeke Moerkerk.
Om die reden kreeg de organisatie een duidelijke opdracht in het coalitieprogramma van datzelfde jaar. “We moesten ervoor zorgen dat het participatiebeleid daadwerkelijk werd geïmplementeerd.” In 2023 werd Willeke verantwoordelijk voor die opdracht. Nadat ze een helder programmaplan had opgesteld, kwam ze al snel tot de conclusie dat de bestaande werkwijze tekortschoot:
“Collega’s deden vaak gewoon wat op dat moment logisch leek. Soms gebruikte een team een enquête, soms werd een extern bureau ingehuurd om een traject op te zetten. Van een structureel overzicht of gezamenlijke aanpak was nauwelijks sprake.”
In het programmaplan werd een duidelijke stap opgenomen: de gemeente zou een digitaal, gecentraliseerd participatieplatform selecteren en implementeren. Het platform moest verschillende doelen tegelijkertijd kunnen vervullen:
Tijdens de selectie keek de gemeente naar verschillende oplossingen. Gebruiksvriendelijkheid was cruciaal. “Voor ons was het belangrijk dat onze projectleiders er makkelijk mee konden werken. Het platform moest intuïtief zijn, om mogelijke drempels te verlagen. Na gesprekken met enkele referentiegemeenten en een uitgebreide evaluatie hebben we uiteindelijk voor Go Vocal gekozen.”
Met de invoering van het platform veranderde ook de interne manier van werken, stelt communicatiemedewerker Janine Roos. “Projectleiders en beleidsadviseurs die inwoners van Goeree-Overflakkee via het platform willen betrekken bij een project, gaan nu eerst langs bij de platformbeheerder. Samen bekijken we hoe participatie het beste kan worden georganiseerd, en hoe we het digitale luik aanpakken. Samen bespreken we bijvoorbeeld welke fases een project heeft, welke vragen je aan inwoners wilt stellen en hoe je je feedback terugkoppelt.”
Die gesprekken helpen collega’s om participatie bewuster en gestructureerder aan te pakken. Tegelijkertijd verlaagt het platform de drempel voor collega’s om participatie in te zetten. “Voorheen leek het soms ingewikkeld. Nu zeggen we: loop even langs, dan bekijken we samen hoe we het project het best opzetten. Voor je het weet, staat het online.”
In veel gemeenten wordt digitale participatie vooral ingezet bij grote beleidsprojecten. In Goeree-Overflakkee is dat eveneens het geval, maar het platform wordt ook bewust gebruikt voor kleinere, hyper-lokale onderwerpen. Een voorbeeld is een vraag aan inwoners van bepaalde straten over de invoering van een parkeervergunningsregeling.
“In zulke gevallen krijgen alleen de direct betrokken inwoners toegang tot het participatieproject.” Zij ontvangen een brief met uitleg en kunnen vervolgens online reageren. “We toetsen onze beslissingen dus eerst bij de mensen die er direct mee te maken hebben.”
De gemeente kiest er bewust voor om de meeste participatie via het platform met registratie te laten verlopen. Dat helpt om een duurzame basis van betrokken inwoners op te bouwen. Inmiddels telt het platform meer dan 4.600 geregistreerde gebruikers op ongeveer 20.000 huishoudens in de gemeente. Dat betekent dat in ongeveer één op de vijf huishoudens iemand geregistreerd is op het platform.
Er is ook een groot verschil met vroeger. “Bij nieuwe projecten kunnen we nu onze inwoners direct een mail sturen. Deze directe benadering via e-mail leidt tot een opmerkelijk hogere respons én zorgt voor een sterke basis die moeiteloos opnieuw geactiveerd kan worden. Hierdoor hoeven we niet meer elke keer ‘vanaf nul’ te beginnen en kunnen we onze bestaande gebruikers blijven betrekken.”
Let wel: om te garanderen dat participatie toegankelijk en inclusief blijft, biedt de gemeente ook alternatieve manieren om deel te nemen. Zo proberen ze digitale participatie zoveel mogelijk te combineren met fysieke bijeenkomsten. Ook kunnen inwoners bijvoorbeeld enquêtes op papier invullen. De resultaten daarvan kunnen moeiteloos worden toegevoegd aan het platform, zodat ze ook in de analyse worden meegenomen.
Naast het grotere bereik heeft het Go Vocal-platform ook een sterke impact op het werk van medewerkers. Bij participatietrajecten komen vaak veel open reacties binnen. Het analyseren daarvan kost veel tijd. De AI-analysetools binnen het platform helpen om die reacties sneller te verwerken, iets wat Janine zelf testte bij een enquête over de omgevingsvisie.
“De vragenlijst bevatte ongeveer tien tot vijftien vragen, met per vraag tientallen open antwoorden. Ik heb eerst alles zelf gelezen en geanalyseerd. Dat kostte me drie tot vier uur.” Bij grotere trajecten met honderden of zelfs duizenden reacties wordt handmatige analyse al snel onhaalbaar. “Daar is AI echt een enorme hulp. Het helpt om antwoorden te clusteren en belangrijke thema’s te herkennen.”
“Vooral de ‘inzichtenfunctie’ is enorm waardevol: je kunt verschillende vragen naast elkaar leggen en verbanden ontdekken waar je zelf misschien niet meteen aan denkt. AI opent nieuwe perspectieven. Je krijgt brede invalshoeken en kunt al snel interessante dwarsdoorsneden maken. Ik testte het niet alleen om te kijken of het sneller was, maar ook om te kijken of de samenvattingen ook echt klopten en betrouwbaar waren. En dat waren ze!”
De inzet van digitale participatie heeft in Goeree-Overflakkee niet alleen geleid tot meer reacties van inwoners, maar ook tot een duidelijke verandering in hoe participatie binnen de organisatie en de gemeenschap wordt georganiseerd. Die impact laat zich op verschillende manieren zien.
Ook intern is de impact merkbaar. “Participatie wordt steeds meer een vanzelfsprekende stap bij de opstart van een project.” Projectleiders en beleidsmedewerkers denken vaker vooraf na over participatie. “Waar inwoners vroeger vooral bij grote projecten werden betrokken, gebeurt dat nu ook bij kleinere, dagelijkse onderwerpen.”
Het platform en de begeleiding door de beheerders maken het eenvoudiger om participatie te organiseren. De drempel voor collega’s is dan ook lager geworden. “Bovendien verspreiden de positieve ervaringen zich snel binnen de organisatie: dit inspireert andere teams om inwoners op een vergelijkbare manier te betrekken.”
Ten slotte is de impact van die verandering ook zichtbaar in de relatie met inwoners. Volgens Willeke en Janine zijn er twee ontegensprekelijke effecten: “Ten eerste voelen inwoners zich vaker betrokken bij gemeentelijke projecten en het beleid. Ten tweede hebben zij meer overzicht. Zo weten ze veel beter wat er écht speelt.”
Inwoners hoeven dankzij Go Vocal minder te gaan ‘zoeken’. “Voor inwoners is het prettig dat er één plek is waar ze informatie vinden, kunnen meedenken én kunnen zien wat er met hun input gebeurt. Ze krijgen gerichte e-mails en kunnen alles op één centrale plek raadplegen. Van versnippering is geen sprake meer.”
Tijdens het traject werkt de gemeente nauw samen met het team van Go Vocal. Hun vaste contactpersoon helpt niet alleen bij technische vragen, maar denkt ook mee over de aanpak van participatieprojecten. “Die ondersteuning gaat verder dan het uitleggen van knoppen, tools of functies. Er wordt echt meegedacht over hoe je participatie slim kunt organiseren.”
Daarnaast maakt de gemeente actief gebruik van de aangeboden webinars, ‘Lunch & Learn’-sessies en het inspiratiecentrum van Go Vocal. Daar kunnen gemeenten projecten van elkaar bekijken en ideeën opdoen, wat leidt tot concrete acties. “Tijdens een sessie hoorden we bijvoorbeeld hoe een andere gemeente met een simpele brief en een taartactie extra registraties had verkregen. Die actie hebben wij bijna één-op-één overgenomen.”
Hoewel participatie inmiddels stevig is verankerd in het fysieke domein van de gemeente, ziet Willeke nog kansen om het ook in andere beleidsvelden verder te ontwikkelen. “In het sociaal domein is participatie vaak complexer. Men werkt daar vaak met vaste partners of netwerken. Bovendien liggen onderwerpen zoals jeugdzorg, kwetsbare groepen of uitkeringen gevoeliger en vragen ze om een andere aanpak.”
Toch blijft de ambitie om inwoners ook daar vaker te betrekken. “Het vraagt tijd om bestaande werkwijzen te veranderen, maar we zijn op de goede weg,” zegt Willeke. “We zetten in dat soort dossiers sterk in op het meten van tevredenheid en zien met de hulp van Go Vocal steeds meer mogelijkheden om participatie ook in deze domeinen toe te passen.”
Wanneer andere gemeenten vragen naar hun ervaringen, antwoorden Willeke en Janine openlijk: “Het platform helpt niet alleen om participatie digitaal te organiseren, maar vooral ook om het structureel en laagdrempelig te implementeren in de gemeentelijke werking. De gebruiksvriendelijkheid van het platform, de AI-analyse en de mailfunctie maken het mogelijk om met beperkte capaciteit toch veel inwoners te bereiken.”
Voor Goeree-Overflakkee vormt het participatieplatform vandaag dan ook een stevige basis voor verdere ontwikkeling. “Participatie stopt niet bij één project,” besluit Willeke. “Het gaat erom dat je inwoners structureel betrekt bij de keuzes die je maakt. Het Go Vocal-platform helpt ons om dat stap voor stap verder uit te bouwen.”
Sören is een technologieliefhebber met grote interesse voor politiek en democratische innovatie. Hij streeft ernaar verhalen te vertellen die overheden inspireren tot meer impactvolle participatie.
Duizenden inwoners betrekken bij het beleid? Voor veel gemeenten blijft het een uitdaging, voor Goeree-Overflakkee niet. Met één centraal participatieplatform bereikt de gemeente vandaag een breed publiek, zowel bij grote beleidsdossiers als bij lokale projecten. Wat ooit versnipperd en ad hoc verliep, groeide uit tot een gestructureerde aanpak die participatie zichtbaar, toegankelijk én schaalbaar maakt.
11.500+ deelnemers. 100+ projecten. Amstelveen en Aalsmeer transformeerden hun manier van werken van versnipperde inspraakavonden en diverse tools naar één centraal platform waar inwoners ideeën delen, zich betrokken voelen en het beleid mee vormgeven. Dankzij Go Vocal bouwden ze aan een sterke, schaalbare participatiecultuur.
