Zo doen zij het: 3 voorbeelden van participatie rond het meerjarenplan

Leuven betrok 3.000+ burgers en rekende op AI-gestuurde analyse

In 2019 lanceerde de stad Leuven de ambitieuze participatiecampagne ‘Leuven, maak het mee’ om input te verzamelen voor het strategisch meerjarenplan 2020-2025. Leuven wilde verder gaan dan traditionele inspraakmomenten en koos daarom voor een digitaal participatieplatform van Go Vocal waarop burgers laagdrempelig en efficiënt konden bijdragen.

De resultaten spreken voor zich:

Meer dan 3.000 inwoners namen actief deel aan de campagne.
In totaal werden 2.331 unieke ideeën gedeeld.
De campagne genereerde meer dan 30.000 reacties, wat wijst op een hoog niveau van betrokkenheid.

Hoe pakte Leuven het aan?

Toegankelijke participatiemogelijkheden: Burgers konden hun ideeën delen via een interactieve kaart of een ideeënformulier. Door ideeën visueel te koppelen aan specifieke locaties, werd meteen duidelijk welke thema’s in welke buurten leefden.
Efficiënte analyse dankzij AI: Dankzij de ingebouwde AI-functionaliteit van het participatieplatform kon Leuven de enorme hoeveelheid input snel en gestructureerd analyseren. De AI groepeerde gelijkaardige thema’s, detecteerde trends en hielp om relevante inzichten te distilleren. Hierdoor kon het team zich focussen op de interpretatie en strategische integratie van de input in het meerjarenplan.
Transparante feedbackloop: Inwoners kregen duidelijke feedback over hoe hun ideeën werden meegenomen in het plan en waarom sommige voorstellen het niet haalden. Deze terugkoppeling was cruciaal om vertrouwen op te bouwen en verwachtingen te managen.

Wat kun jij hiervan leren?

Kies voor toegankelijke en herkenbare formats: Een interactieve kaart helpt bijvoorbeeld om thema’s lokaal relevant te maken en verhoogt de betrokkenheid.
Schaal participatie zonder extra werkdruk: Gebruik AI-tools om grote hoeveelheden data snel te analyseren, zodat het proces beheer(s)baar blijft.
Zorg voor transparantie en terugkoppeling: Laat burgers zien hoe hun input het uiteindelijke beleid vormgeeft, zelfs als dat betekent dat sommige ideeën niet worden opgenomen.

Harelbeke koos voor hybride inspiratierondes en een strategisch budgetspel

De West-Vlaamse stad Harelbeke koos voor een doordachte, gefaseerde aanpak bij de opmaak van haar strategisch meerjarenplan om zo dieper inzicht te krijgen in de noden en prioriteiten van de gemeenschap.

Daarnaast koos Harelbeke ervoor om de 17 duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG’s) van de Verenigde Naties centraal te zetten. Zo verbond de stad globale duurzaamheidsdoelstellingen met lokale uitdagingen, met thema’s zoals klimaat, mobiliteit en sociale inclusie.

Hoe pakte Harelbeke het aan?

Fase 1: ideeën verzamelen als basis voor de inspiratienota

De eerste stap in het traject was gericht op het ophalen van ideeën bij inwoners om de fundamenten van het meerjarenplan te leggen.

Resultaat: In deze fase werden 200 ideeën verzameld.
Gebruik van input: De opgehaalde ideeën dienden als input voor de inspiratienota, die de basis vormde voor verdere discussies en beleidsvorming.

Fase 2: de ‘Ronde van Harelbeke’ – een hybride inspiratieronde

Vervolgens organiseerde Harelbeke de ‘Ronde van Harelbeke’, een uitgebreide inspiratieronde om verder te bouwen op de eerder verzamelde input.

Wat hield deze fase in?

Zes thematische avonden: Tijdens zes avonden werd telkens een specifiek thema besproken. Elke avond begon met een inleidende presentatie door een expert, gevolgd door een open debat, waarbij inwoners hun mening en ideeën konden delen.
Hybride aanpak: De stad koos bewust voor een hybride participatiemodel, waarbij inwoners zowel fysiek als digitaal konden bijdragen. Zo kregen burgers die niet aanwezig konden zijn bij de fysieke sessies toch de kans om online ideeën in te dienen.

Fase 3: het budgetspel – prioriteiten bepalen en voortgang evalueren

In 2022, halfweg de legislatuur, lanceerde Harelbeke een budgetspel via het participatieplatform. Dit interactieve spel had twee doelen:

De voortgang evalueren: Hoe ver stond de stad intussen met de eerder gedefinieerde thema’s?
Nieuwe prioriteiten bepalen: Inwoners konden ideeën, bedenkingen en aanvullingen delen en inspraak geven in de verdere prioriteiten voor de resterende legislatuur.

Inwoners moesten virtueel keuzes maken over de toewijzing van het stadsbudget. Door zelf moeilijke beslissingen te nemen, kregen ze inzicht in de complexe afwegingen die het stadsbestuur dagelijks moet maken.

De feedback uit deze oefening hielp het bestuur om het meerjarenplan bij te sturen op basis van de actuele prioriteitenvan de inwoners.

Tip: Hoewel Harelbeke het budgetspel halverwege de legislatuur gebruikte om voortgang te evalueren, is dit ook een krachtig instrument tijdens de opmaakfase van een meerjarenplan. Door inwoners vroeg in het proces te laten beslissen waar de prioriteiten liggen, kun je draagvlak creëren vanaf de start.

Wat kun jij hiervan leren?

Denk gefaseerd: Bouw je participatietraject stap voor stap op. Start met het ophalen van ideeën, werk vervolgens thema’s verder uit en sluit af met een interactieve prioriteitenoefening.
Maak gebruik van hybride participatie: Door online en offline methoden te combineren, verhoog je de toegankelijkheid en inclusiviteit van je traject.
Gebruik budgetspellen slim: Overweeg een budgetspel niet alleen als evaluatie-instrument, maar ook als startpunt om beleidsprioriteiten vast te leggen.

Lier betrekt meer dan 5.000 inwoners bij nieuw meerjarenplan

De stad Lier, in de provincie Antwerpen, heeft burgers al actief betrokken bij de omgevingsanalyse ter voorbereiding van het meerjarenplan 2026-2031. Maar ook bij de beleidsbepaling en -uitvoering zal participatie het bestuur verder leiden.

Hoe pakt Lier het aan?

Thematische input voor de omgevingsanalyse

In de eerste fase werden inwoners uitgenodigd om hun ideeën te delen binnen zeven thematische projecten op het Go Vocal-participatieplatform:

Dienstverlening en communicatie
Wonen en leven
Ontspannen en beleven
Duurzaam en klimaatvriendelijk
Zorgen voor elkaar
Mobiliteit en veiligheid
Andere thema’s

Elk thema kreeg een aparte projectpagina, gebundeld in een overzichtelijke map, zodat inwoners eenvoudig toeganghadden en gericht feedback konden geven.

In totaal haalde Lier zo bijna 100 ideeën op.

Participatie als verdere leidraad bij de opmaak en uitvoering van het meerjarenplan

De stad voorziet in 2025 nieuwe participatiemomenten om inwoners te betrekken bij de verdere uitwerking van het meerjarenplan. Dit gebeurt via thematische bevragingen, denkavonden en workshops. Inwoners kunnen dan diepgaand feedback geven per beleidsdomein.

Wat kun jij hiervan leren?

Maak van participatie een continu proces: Zorg dat inwoners niet alleen tijdens de opmaakfase van het meerjarenplan maar ook bij de uitvoering ervan hun stem kunnen laten horen. Door participatie doorlopend te integreren, versterk je het draagvlak voor het uiteindelijke plan.
De combinatie van offline en online sessies vergroot de toegankelijkheid en zorgt voor een diverse inbreng.
Heldere thematische structuur: Door thema’s centraal te stellen, wordt de input gericht verzameld en kan het beleidsproces efficiënter verlopen.

Hoe Go Vocal lokale besturen helpt bij succesvolle meerjarenplanning

Een gedragen meerjarenplan vraagt om inwoners die zich gehoord voelen, transparante besluitvorming en efficiënte verwerking van input. Hier zijn enkele manieren waarop onze functies bijdragen aan een sneller, efficiënter en vertrouwd participatieproces:

‍Snellere inzichten met AI-gestuurde analyse: Dankzij de AI-assistent kun je grote hoeveelheden input snel analyseren en samenvatten, waardoor je sneller de belangrijkste trends en thema's ontdekt, je sneller knopen kunt doorhakken en beleidsbeslissingen nemen die breed gedragen zijn.‍
Meer inclusiviteit door digitalisatie van offline input: Dankzij Form Sync kun je offline feedback moeiteloos toevoegen aan je platform. Hierdoor kun je alle input samen analyseren.‍
Vertrouwen opbouwen met deelbare resultaten: Met de ingebouwde Rapportenbouwer kun je eenvoudig resultaten intern en extern delen. Zo zien inwoners hoe hun feedback wordt meegenomen, wat cruciaal is voor het opbouwen van vertrouwen en draagvlak tijdens het hele proces.‍
Gerichte betrokkenheid via slimme segmentatie: Dankzij Slimme Groepen kun je gebruikers die al op je platform zitten zonder veel moeite opnieuw uitnodigen om deel te nemen of op de hoogte houden van de vooruitgang van je project. Zo win je budget en middelen om andere groepen te bereiken.‍
Flexibele participatie met een complete toolbox: Of het nu gaat om enquêtes, interactieve kaarten of participatief begroten, ons platform biedt je de breedste waaier aan participatiemethoden om trajecten af te stemmen op de unieke voorkeuren van jouw burgers.

Kortom, met de juiste tools en aanpak wordt participatie bij meerjarenplanning niet alleen eenvoudiger, maar ook doeltreffender.