Een nieuw hoofdstuk voor Oudenaarde
In 2025 ging een nieuwe bestuursploeg aan de slag in Oudenaarde en daarmee stond de stad aan de start van een nieuw hoofdstuk.
De opmaak van het meerjarenplan bij de start van de legislatuur is altijd het eerste, grote ijkpunt en de stad legde de lat hoog voor zichzelf hoger: dit mocht niet zomaar een verplicht beleidsdocument worden.
Het moest een kompas worden, een gezamenlijke visie op de toekomst, gedragen door de burgers om het bestuursakkoord “Samen ambitieus voor een bruisend, veilig en warm Oudenaarde” te realiseren.
"Het nieuwe team ziet participatie als iets essentieels om vertrouwen op te bouwen en inwoners te tonen dat ze echt willen luisteren”, benadrukt Nathalie Lievyns, Diensthoofd Communicatie bij Stad Oudenaarde.
Een ambitieus plan, een complexe realiteit
Een meerjarenplan uitwerken met duizenden inwoners is een prachtige ambitie, maar ook een flinke operationele uitdaging.
Het is een groot en belangrijk project, dus je wilt dan ook de stem van zoveel mogelijk mensen horen. Om dat te bereiken, is een combinatie van online en offline participatie noodzakelijk, en net die hybride aanpak brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee.
Het vraagt om een goed uitgedacht participatietraject, sterk projectmanagement, een vlotte samenwerking tussen de verschillende stadsdiensten en duidelijke communicatie, zowel intern als naar de inwoners toe.
Bovendien volstaat het niet om enkel veel input op te halen; die input moet ook resulteren in kwalitatieve en bruikbare inzichten voor het bestuur.
En dan rijst de vraag: hoe verwerk je die feedback tot heldere, bruikbare inzichten voor het bestuur, zonder dat de analyse een maandenlange, manuele klus wordt?
Een project in drie etappes
Oudenaarde koos dus voor een hybride traject, waarin online en offline methodes elkaar versterkten.
Het Go Vocal-platform vormde de digitale ruggengraat van het hele project: dé plek voor informatie, zicht op de tijdslijn en digitale inspraak.
Voor de fysieke bijeenkomsten werd de expertise van participatie-experts van onze partner MONDEA ingeschakeld. Een bewuste keuze, want de stad wist dat deskundige begeleiding essentieel is om het potentieel van offline participatie ten volle te benutten
Het participatietraject werd opgebouwd in drie luiken:
1. De aftrap met de adviesraden
Het project stak van wal in het prachtige stadhuis. Daar werden alle adviesraden uitgenodigd om als eersten hun licht te laten schijnen op de beleidsdoelstellingen in het bestuursakkoord en actievoorstellen vanuit het nieuwe bestuur.
2. Online de prioriteiten scherpstellen
Vervolgens opende de stad de digitale deuren voor alle inwoners.
De online raadpleging werd gestructureerd rond de vier pijlers van het meerjarenplan: "Bruisende stad", "Warme stad voor iedereen", "Wonen, leven en ondernemen" en "Veilige en efficiënte stad".
De stad maakte hierbij slim gebruik van de mappenstructuur in het Go Vocal-platform. Elk van deze pijlers kreeg een eigen ruimte met een specifieke enquête met stellingen en open vragen. Zo konden inwoners zelf bepalen waarover ze wilden meedenken.
3. Verdieping tijdens inspraakavonden
Maar participatie is ook mensen ontmoeten en in dialoog gaan. Tijdens vier inspraakavonden in de deelgemeenten konden inwoners dieper ingaan op de acties, ze concreter maken en verder aanscherpen.
Het nieuwe bestuursteam was tijdens elk van deze avonden persoonlijk aanwezig om in gesprek te gaan met de inwoners, wat hun voornemen om echt te luisteren tastbaar maakte.
"Hybride participatie biedt het beste van twee werelden: digitaal de breedte in, lokaal de diepte in. In Oudenaarde vertaalde dat zich naar een sterk gedragen meerjarenplan, waarin adviesraden, inwoners en bestuur samen koers zetten.”
Louise Humblet, senior consultant participatie bij MONDEA
AI maakt het verschil: Van 500 stemmen naar bruikbare inzichten in recordtijd
De aanpak was een succes: in totaal lieten ruim 500 inwoners hun stem horen en dachten ze actief mee.
Maar veel feedback verzamelen is één ding, er bruikbare inzichten uithalen is een tweede. Ook hier bewees het Go Vocal-platform zijn meerwaarde, aldus Nathalie.
Ze had slechts twee dagen om bijna 1000 bevragingen te analyseren en de resultaten in een rapport te gieten voor het bestuur en de administratie. Gelukkig kon ze daarvoor rekenen op de AI-analysetool.
"Vergeleken met het vorige meerjarenplan was dit een veel sneller proces", legt Nathalie uit. "De AI in het platform hielp enorm door de antwoorden op open vragen automatisch samen te vatten en te taggen."
De cijfers spreken boekdelen: bij handmatige analyse van en rapportage over 1000 reacties met een mix van gesloten vragen, rangschikkingen en open antwoorden zou één persoon tussen de 200 en 300 uur* nodig hebben gehad – ofwel 4 à 6 weken fulltime werk. Door de AI-ondersteuning kon Nathalie dit proces in 2 dagen afronden, oftewel zo’n 15 keer sneller.
De resultaten: Een groot bereik, vlot proces en efficiënte verwerking
Nathalie blikt tevreden terug op het traject: “Als hoofd van de dienst Communicatie wil je bij zo'n belangrijk project maximaal resultaat behalen - zowel in bereik als in kwaliteit. Het platform en de ondersteuning van Go Vocal en MONDEA gaven me de ruimte om te doen wat we als communicatieteam het beste kunnen, namelijk mensen mobiliseren en verhalen vertellen.”
Het resultaat spreekt voor zich, alsdus Nathalie: “We zijn tevreden dat we meer dan 500 inwoners actief wisten te betrekken, een veelvoud ervan konden informeren en aan het nieuwe bestuur een rapport af te leveren waarmee ze het meerjarenplan kunnen verfijnen.”
*Dit cijfer is een schatting, gebaseerd op gemiddelde benchmarks uit handmatige enquêteanalyses, waarbij rekening is gehouden met: verschillende soorten antwoorden (gesloten vragen, ranglijsten, open antwoorden), tijd voor kwaliteitscontroles (afstemming, rapportage) en realistische onderbrekingen tijdens het proces (vergaderingen, multitasking). De reële tijdsbesparing verschilt per geval.
