Bornem heeft de ambitie om tijdens de nieuwe legislatuur burgers niet alleen te informeren, maar actief te betrekken bij het beleid. Om daarin te slagen, zocht de gemeente een participatieplatform dat gebruiksvriendelijker was en diepgaandere inzichten en gerichte participatie kon bieden. Die wensen leidden al snel naar Go Vocal.
Toen Ilse Robyn twee jaar geleden startte in Bornem, lag er al een digitale basis klaar. De gemeente gebruikte al een participatieplatform, maar zette het echter vooral in om informatie te delen met inwoners. Minder om dialoog te faciliteren.
De ambitie van Ilse ligt hoger: ze wilt participatie breder inbedden in de werking van de gemeente, maar merkte al snel dat dat geen evidente opdracht was. Niet alleen technisch, maar ook organisatorisch.
“Je merkt dat participatie niet voor iedereen meteen hetzelfde betekent,” zegt ze. “Voor sommigen is informeren al participatie, terwijl ik juist geloof dat je verder moet gaan dan dat: echt luisteren, samen denken en inwoners betrekken in het proces.”
Die visie tot leven brengen vraagt tijd, maar ook de juiste tools om ze waar te maken.
Een belangrijke drijfveer in de keuze voor een nieuw platform was bereik.
In Bornem speelt het buurtplatform Hoplr een opvallend grote rol in het lokale weefsel. In bepaalde deelgemeenten is bijna 95% van de inwoners er actief. Toch was er geen integratie mogelijk tussen Hoplr en het bestaande participatieplatform, waardoor een groot stuk van dit bereik onbenut bleef. “Dat was voor ons echt een gemiste kans,” legt Ilse uit. “We wisten dat we mensen bereikten via Hoplr, maar konden die betrokkenheid niet doortrekken naar beleidsparticipatie.”
Tegelijk werd duidelijk dat zelfs de basis beter moest: bevragingen opzetten en resultaten rapporteren was omslachtig en tijdrovend. Resultaten moesten manueel geëxporteerd en verwerkt worden, wat veel tijd kostte in verhouding tot de inzichten die het opleverde. “Meten is belangrijk voor mij,” zegt Ilse. “Maar ik wil niet uren bezig zijn met Excel-bestanden of manuele verwerking. Ik wil met de inhoud aan de slag om daar het verschil te kunnen maken.”
De interesse in Go Vocal was er al eerder, maar de timing was aanvankelijk niet ideaal. Ilse: “We hielden contact en tijdens de gesprekken werd duidelijk hoe het platform beter kon inspelen op onze noden. Gaandeweg zagen we echt de meerwaarde.” Dat inzicht maakte de overstap concreter. Belangrijk daarbij was dat de overgang niet alleen technisch, maar ook praktisch en financieel haalbaar bleef.
Bornem wilde vermijden dat inwoners zich opnieuw moesten registreren of dat projecten versnipperd zouden raken over verschillende systemen. De migratie gebeurde uiteindelijk in een korte tijdspanne van ongeveer drie weken. “Dat was best intens,” blikt Ilse terug. “Maar het team van Go Vocal heeft ons echt goed begeleid. Veel werk werd uit handen genomen, waardoor wij ons konden focussen op wat echt telt: de inhoud.”
Kort na de overstap ging Bornem live met twee belangrijke trajecten: de communicatie rond het meerjarenplan en het burgerbudget. Meteen een stevige test voor het nieuwe platform.
De respons liet niet lang op zich wachten. “Het belangrijkste voor ons is dat mensen de weg vinden naar het platform,” zegt Ilse. “Niet elk idee hoeft perfect te zijn. Als mensen beginnen meedoen, dan is dat al een grote stap vooruit.”
Hoewel het platform een centrale rol speelt, kiest Bornem voor een combinatie van digitale en fysieke participatie. Een bewuste keuze, verduidelijkt Ilse:
“Zeker in onze gemeente, met een ietwat oudere bevolking, blijft die balans belangrijk. Digitale participatietrajecten worden daarom geregeld ondersteund door fysieke initiatieven, zoals inspiratiemarkten in verschillende deelgemeenten. Daar kunnen inwoners in gesprek gaan, ideeën aftoetsen en meer uitleg krijgen over wat mogelijk is binnen bijvoorbeeld het burgerbudget.”
Die offline input wordt nadien makkelijk geïntegreerd in het digitale platform van Go Vocal, zodat alles samenkomt in één overzichtelijk geheel. “Je mag als gemeente niet verwachten dat iedereen automatisch digitaal meedoet,” benadrukt Ilse. “Door online en offline met elkaar te combineren, sluiten we niemand uit en bereiken we veel meer mensen.”
Een van de grootste veranderingen voor Ilse zit in de manier waarop data vandaag verwerkt wordt. Waar vroeger veel tijd kroop in het exporteren en analyseren van resultaten, kan ze nu veel sneller schakelen. Rapporten worden rechtstreeks uit het platform gehaald en gebruikt in overlegmomenten met de schepen van participatie. Dat maakt gesprekken concreter en beter onderbouwd:
“Waar ik vroeger echt tijd moest maken om alles uit te pluizen, kan ik nu op een paar minuten de juiste cijfers meenemen naar een overleg. Dat maakt echt een wereld van verschil in hoe we werken.”
Wat voor Ilse minstens even belangrijk is als de technologie zelf, is de ondersteuning erachter. Ze ervaart de samenwerking met Go Vocal als laagdrempelig, betrokken en proactief. “Als ik een vraag heb, krijg ik heel snel antwoord,” vertelt ze. “Maar het gaat ook nog verder dan dat. Er wordt echt meegedacht. Niet alleen technisch, maar ook inhoudelijk.”
Die ondersteuning komt onder meer van de Government Success Manager, die helpt om participatie structureel in te bedden binnen de organisatie. Dat gaat van het opzetten van projecten tot het nadenken over interne processen en strategie. “Je voelt dat er expertise achter zit,” zegt Ilse. “En dat je er niet alleen voor staat.”
Omdat Ilse binnen Bornem vaak de enige is die zich specifiek met participatie bezighoudt, speelt kennisdeling een belangrijke rol in haar werk. Via Go Vocal krijgt ze toegang tot voorbeelden van andere lokale besturen, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en community-sessies. Dat helpt om ideeën op te doen en bestaande praktijken te vertalen naar de eigen context.
“Je hoeft niet alles zelf uit te vinden,” zegt ze. “Het is heel waardevol om te zien hoe anderen het aanpakken. Daar leer je echt van.” Ook de internationale dimensie vindt ze een meerwaarde. “Doordat Go Vocal in verschillende landen actief is, komen er bredere inzichten samen die ook lokaal toepasbaar worden gemaakt.”
De overstap naar Go Vocal past binnen een breder verandertraject in Bornem. “Participatie moet de komende jaren verder groeien, zowel in bereik als in impact. Ons doel is dan ook helder: inwoners meer betrekken bij het beleid. En tegelijk ook intern een cultuur creëren waarin participatie vanzelfsprekender wordt.”
Het burgerbudget speelt daarin een belangrijke rol als eerste zichtbare hefboom. Het toont dat de gemeente effectief ruimte maakt voor ideeën van inwoners. “Voor ons is dit nog maar het begin,” besluit Ilse. “We willen stap voor stap groeien naar meer participatie, op een manier die werkt voor onze organisatie én onze inwoners.”
Sören is een technologieliefhebber met grote interesse voor politiek en democratische innovatie. Hij streeft ernaar verhalen te vertellen die overheden inspireren tot meer impactvolle participatie.
Bornem heeft de ambitie om tijdens de nieuwe legislatuur burgers niet alleen te informeren, maar actief te betrekken bij het beleid. Om daarin te slagen, zocht de gemeente een participatieplatform dat gebruiksvriendelijker was en diepgaandere inzichten en gerichte participatie kon bieden. Die wensen leidden al snel naar Go Vocal.
De budgetten van lokale besturen staan al geruime tijd onder druk. Die druk loopt verder op door extra uitgaven die eraan zitten te komen, zoals de pensioenkosten voor ambtenaren en de verwachte toename van OCMW-steun voor burgers die hun werkloosheidsuitkering verliezen. In veel steden en gemeenten wordt er dan ook naarstig naar manieren gezocht om kosten te verlagen en elke investering grondig tegen het licht gehouden. In Nederland, waar lokale overheden ook met bezuinigingen kampen, besloten recent drie gemeenten om burgers actief te betrekken bij het begrotingsproces. En met succes.
Honderden inwoners die meedenken en een schat aan kwalitatieve inzichten, het is een stevige basis een gedragen toekomstplan. Voor haar nieuwe meerjarenplan zette Oudenaarde hoog in op participatie. Ontdek hoe een slimme hybride aanpak en het Go Vocal-platform dit complexe proces stroomlijnden en tot een succes maakten.
