Hoe Kopenhagen in slechts 4 maanden 12.000 inwoners liet meedoen aan een grootschalig voorstellenproject

Deze case is automatisch vertaald. Lees de Engelse tekst hier.

Met duidelijke richtlijnen en aanmoediging voor inwoners om samen initiatieven voor te stellen, ging de stad van start met het doel om in de eerste anderhalf jaar van het project 20.000 inwoners te bereiken. In de vier maanden sinds de lancering hebben ze al 12.000 registraties op het platform verzameld – dus hoe ver staan ze met hun doel om de stem van de Kopenhaagse inwoners te versterken? We gingen in gesprek met Aja Faurschou Enghoff, projectmanager bij de stad Kopenhagen, voor een update.

‍

De keuze voor een digitaal participatieplatform

Heel praktisch gezien had het team van de stad Kopenhagen een digitaal platform nodig dat een op voorstellen gebaseerd project kon ondersteunen en dat door meerdere afdelingen gebruikt kon worden.

Aja: We wisten dat een kant-en-klare oplossing het beste voor ons zou werken, en Go Vocal sprong er in dat opzicht echt uit. Kopenhagen hecht veel waarde aan participatie, en in 2024 willen we alle 7 stadsdiensten op het platform hebben. Omdat elke dienst projecten rond verschillende onderwerpen uitvoert en toegang wil tot verschillende participatiemethodes, wilden we ons voorstelleninitiatief lanceren op een platform waarmee we het potentieel van één gemeenschappelijk participatieplatform voor de hele gemeente konden testen en beoordelen.

Voorbereiden op een succesvolle coördinatie van participatie

Bij zo'n grote onderneming wilde het team van de stad maatregelen treffen om effectief samen te werken tussen de diensten en met inwoners, dus stelden ze een plan op.

Aja: Het kan zowel voor Kopenhagenaren als voor medewerkers lastig zijn om overzicht te houden over alle participatie-initiatieven in de verschillende diensten. Met een gemeenschappelijk digitaal platform willen we in 2024 daarom de voordelen evalueren van één centrale plek om met ons in gesprek te gaan. Een van de belangrijkste stappen die we namen om deze aanpak samenhangender te maken, gaat eigenlijk terug tot 2018, toen we gezamenlijke Principes en Richtlijnen voor Burgerparticipatie ontwikkelden en vaststelden – dat is de basis van onze huidige initiatieven.

Wat onze interne organisatie betreft, zijn de andere diensten en afdelingen betrokken via leidinggevende overleggen en doorlopend via onze stuurgroepen.

Bottom-up participatiemethodes inzetten

Kopenhagen heeft jarenlange ervaring met participatie. Toch was de lancering van het digitale participatieplatform met Voorstellen een grote stap – een stap die politieke ambitie vereiste en overtuiging van de waarde van bottom-up aanpakken.

Aja: We wilden een bottom-up aanpak gebruiken om mensen op een andere manier te betrekken, in de hoop dat deze participatiemethode meer directe democratie zou stimuleren. Naar onze mening kunnen voorstellen helpen om meer mensen te betrekken, en dat helpt ons om een breder scala aan ideeën en perspectieven mee te nemen bij het vormgeven van de toekomst van Kopenhagen.

Bottom-up participatie is erg belangrijk, en we moeten alle middelen inzetten die we hebben om dit te stimuleren.

Communicatieplannen om participatie te stimuleren

Hoe sterk of overtuigend een project ook is, het is belangrijk om tijd en middelen vrij te maken om het te promoten, zodat inwoners weten hoe ze kunnen meedoen.

Aja: Bij de lancering hebben we een socialmediacampagne opgezet, unieke beelden geplaatst op digitale schermen door de hele stad, een lanceringsevenement georganiseerd bij een metrostation waar we ook informatieve flyers uitdeelden, de lancering aangekondigd op ons intranet zodat iedereen die bij de gemeente werkt op de hoogte was van het project, en daarnaast persaandacht gekregen in lokale en landelijke kranten en digitale media.  

Naast deze meer traditionele communicatietactieken hebben we ook de netwerken en partners geïnformeerd waarmee we nauw samenwerken, waaronder verenigingen van maatschappelijke organisaties die vertrouwen en relaties hebben opgebouwd binnen de diverse gemeenschappen van Kopenhagen. We hebben ervoor gezorgd dat ons communicatiebudget niet alleen bij de lancering werd ingezet, waardoor we ook pop-ups konden organiseren – onder andere bij metrostations met goodiebags en informatie. Onlangs hebben we nog een pop-up gehouden rond de feestdagen, gericht op gezinnen met jonge kinderen, omdat we deze doelgroep actiever willen zien en weten dat zij meer drempels ervaren om mee te doen.

Doorlopende participatie stimuleren en meer mensen bereiken

Een lanceringsstrategie is één ding, maar doorlopende participatie stimuleren vraagt om teamwork en een doordacht plan dat wordt aangepast aan wat je onderweg leert.

Aja: Na onze lancering hadden we een visvijver "Københavnerdammen" tijdens de cultuurnacht in het stadhuis, en in november ons pilotproject "Åbent Rådhus" (Open Stadhuis). Visvijvers zijn erg populair in onze cultuur, dus we hadden een versie waarmee deelnemers konden meespelen als ze zich registreerden op het platform of stemden op een actief voorstel.

Het is nu een paar maanden geleden dat we zijn gelanceerd, en hierna plannen we in maart een pecha kucha (een presentatievorm op basis van storytelling) met verschillende verenigingen om hun ideeën te bespreken (binnen het kader van onze voorstelcriteria). Bezoekers kunnen tijdens dit evenement zowel digitaal als analoog stemmen.

Rond het vroege voorjaar zijn we van plan om in enkele bibliotheken en cultuurgebouwen een ideeënbox te plaatsen, zodat mensen hun ideeën anoniem kunnen delen, zowel analoog als digitaal. Ons team verzamelt de analoge ideeën en plaatst ze op het digitale platform – dit zijn geen voorstellen op zich, maar vormen samen een ideeënbank waar anderen uit kunnen putten bij het uitwerken van hun eigen voorstellen. We hopen zo meer mensen te mobiliseren en rekening te houden met inwoners die niet openbaar willen deelnemen via voorstellen. Het draait ons immers om mensen te trainen in hun democratische spieren, op welke manier dat voor hen ook het prettigst is!  

Moderatie voor veilige en productieve participatie

Vooraf nadenken over hoe om te gaan met onproductieve of zelfs haatdragende reacties kan participatieteams helpen om succesvoller te zijn, en tegelijk transparant te blijven naar hun inwoners.

Aja: Of een voorstel controversieel of problematisch is, kan subjectief zijn, dus hebben we duidelijke, gestructureerde criteria opgesteld voor al onze voorstellen. Deze zijn openbaar, zodat iedereen die een voorstel indient weet wat er van hen wordt verwacht. Als niet aan de criteria wordt voldaan, wordt het voorstel afgewezen. Deze criteria hebben geholpen – de kwaliteit van alle tot nu toe ingediende voorstellen was goed.

Criteria om aan te houden hebben mensen geholpen om sterke voorstellen te ontwikkelen, en de eis dat er minstens drie mede-indieners – dus in totaal vier mensen – bij een voorstel betrokken zijn, zorgt voor een extra gevoel van eigenaarschap, waardoor we zien dat mensen het proces echt serieus nemen. Zo delen veel mede-indieners de link naar hun voorstel via sociale media binnen hun persoonlijke netwerk om mensen aan te moedigen erop te stemmen – dit zorgt voor meer betrokkenheid bij de ideeën van inwoners, en dat is precies wat we wilden.

Een participatieplatform gebouwd voor bottom-up voorstellen

Het team van Kopenhagen heeft de richtlijnen goed doordacht om het voorstellenproject tot een succes te maken, maar dat betekent ook dat ze een hoge mate van betrokkenheid krijgen. Het participatieplatform van Go Vocal biedt functies waarmee medewerkers van de stad voorstellen kunnen opvolgen zonder erdoor overspoeld te worden.

Aja: Het helpt enorm dat ons team rechtstreeks en transparant officiële updates en reacties kan schrijven op de ingediende voorstellen, en dat deze reacties zichtbaar zijn voor alle deelnemers op het platform. Dit bespaart tijd die anders naar het beantwoorden van e-mails met vragen om updates zou zijn gegaan. Het platform helpt ons om meer transparantie te bieden, en hopelijk zorgt dit voor meer vertrouwen en inzicht in hoe de gemeente werkt.

Onze organisatiestructuur ziet er zo uit dat we een projectmanager hebben – ikzelf – die de centrale coördinerende schakel vormt tussen de verschillende diensten. Daarnaast hebben we een stuurgroep met één lid van elk van de 7 diensten. Zodra een voorstel 3 mede-indieners heeft gekregen, toetst de projectmanager het voorstel aan een aantal criteria, waarna het wordt doorgestuurd naar het betrokken lid van de stuurgroep (die werkzaam is bij de dienst waar het voorstel betrekking op heeft). Deze persoon zorgt ervoor dat het voorstel wordt getoetst aan aanvullende criteria binnen de vakafdelingen van de dienst. Vervolgens gaat het met schriftelijke feedback van de dienst terug naar de projectmanager, die het beoordeelt en samen met het voorstel publiceert.

‍

‍

We hebben onszelf 10 werkdagen gegeven voor deze toetsing, maar vaak duurt het korter. Als een voorstel 5.000 stemmen krijgt, wordt het geregistreerd als officiële zaak en doorgestuurd naar de betrokken dienst, die het voorstel vervolgens voorbereidt voor behandeling in de vakcommissies. Daarvoor hebben ze drie maanden de tijd. Tijdens de commissievergadering doen de politici een aanbeveling aan de gemeenteraad, die de definitieve beslissing neemt tijdens de eerstvolgende mogelijke vergadering van de gemeenteraad.

Steun voor participatie verzamelen bij stadsbestuur en inwoners

Kopenhagen heeft een sterke participatiecultuur, die voortdurend onderhoud vraagt om actieve steun van het stadsbestuur en de inwoners te behouden.

Aja: Voor ons is het belangrijkste succescriterium niet per se dat er meer voorstellen worden uitgevoerd, maar dat voorstellen een betere kans hebben om genoeg stemmen te krijgen en serieus behandeld en overwogen te worden door onze politici. Daarom hebben we ervoor gekozen om drie mede-indieners als kwalificatiedrempel in te voeren, naast de initiële toetsing aan criteria. Daarnaast hebben we gekozen voor een model waarbij we voorstellen met minstens 5.000 stemmen eerst voorleggen aan de dienst die het project zou beheren, voordat ze door de gemeenteraad worden behandeld. Zo zorgen we ervoor dat politici op het moment van besluitvorming goed geïnformeerd zijn over de mogelijkheden en implicaties, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

We hebben brede politieke steun voor het initiatief zelf, over onze verschillende politieke partijen heen, maar politiek draagvlak krijgen voor de voorstellen zelf is een ander verhaal. Ik vind het echt belangrijk om het bestuur steeds te herinneren aan waar ze ooit mee begonnen zijn en hen de resultaten te laten zien, zodat ze de vooruitgang kunnen zien. Dat houdt onze betrokkenheid op lange termijn in stand. Aan de kant van de inwoners zijn er al veel mensen actief betrokken, wat ons laat zien dat het goed gaat en er veel interesse is.

Participatieresultaten meten

Hoewel het project nog in een vroege fase zit, lijkt de doordachte aanpak van het team al vruchten af te werpen. Het is nog maar zo'n 4 maanden geleden dat ze gelanceerd zijn, en ze hebben nu al een aantal mooie updates te delen.

Aja: We zijn blij dat er in deze paar maanden al meer dan 12.000 mensen zich hebben geregistreerd op het platform. Ons doel is om in de eerste anderhalf jaar van dit project minstens 20.000 mensen te bereiken.

Voordat we lanceerden, hebben we soortgelijke initiatieven van gemeenten door het hele land geanalyseerd. We zagen een patroon van veel individuele voorstellen met weinig stemmen per voorstel – we wilden ervoor zorgen dat er meer betrokkenheid was bij elkaars voorstellen, en dat het aanvoelde als een gezamenlijke inspanning. Daarom hebben we criteria ingevoerd, zoals drie mede-indieners en een minimumaantal stemmen voordat een voorstel officieel in behandeling wordt genomen. We streven naar goed onderbouwde voorstellen met meer stemmen per voorstel, en tot nu toe krijgen de voorstellen behoorlijk veel stemmen.

We hopen dat deze trend doorzet en dat we een olievlekeffect zien naarmate meer diensten zich aansluiten bij het platform en eigen projecten opzetten – waarbij inwoners dan over diensten en projecten heen deelnemen op het platform. We willen een ecosysteem van participatie opbouwen over alle participatie-inspanningen van onze gemeente heen, en denken dat het platform ons daarbij kan helpen.

Advies van collega's voor lokale overheden die bottom-up participatie overwegen

Lokale overheden die bottom-up participatiemethodes overwegen, hebben vaak specifieke zorgen of vragen die het beste door een collega-overheid beantwoord kunnen worden. Vanuit hun eigen ervaring heeft het team van de stad Kopenhagen heel wat advies te delen.

Aja: Bottom-up participatie is erg belangrijk, en we moeten alle middelen inzetten die we hebben om dit te stimuleren. Er is wereldwijd een crisis in de democratie binnen onze steden en overheden. Mensen verliezen steeds meer vertrouwen in democratische instellingen, en we moeten daar oplossingen voor vinden. We hopen dat voorstellen een van de vele oplossingen voor deze crisis kunnen zijn, en dat ze ons kunnen helpen om meer mensen te betrekken bij de lokale democratie. De bottom-up methode zou een van de vele participatiemethodes moeten zijn die we in ons werk inzetten.

Een platform voor elke vorm van participatie

Of u nu klaar bent om met Voorstellen uw bottom-up participatie een boost te geven, of liever eerst een andere participatiemethode wilt uitproberen – het participatieplatform van Go Vocal helpt u verder op uw participatietraject. Plan een gesprek met een van onze experts en ontdek hoe ons participatieplatform uw projecten naar een hoger niveau tilt!

‍