Qu’est-ce qu’une équipe dédiée à la participation ?
Les équipes de démocratie participative (ou de participation citoyenne) contribuent à garantir que les collectivités locales sont en capacité de mettre en place des dispositifs de participation citoyenne, avec une expertise spécifique. Elles jouent souvent un rôle central auprès des différentes parties prenantes, en établissant des relations pérennes avec les citoyens et les groupes locaux, en plaidant en interne pour l’adoption par tous les services des principes de la démocratie participative, et en coordonnant la communication entre les citoyens et les élus et agents municipaux.
En plus de gérer les nombreuses relations avec les parties prenantes internes et externes, les équipes de participation sont généralement chargées de concevoir, gérer et mettre en œuvre un plan de participation citoyenne à l’échelle de la commune.
Compte tenu de tout ce qu’il y a à gérer, il n’est pas surprenant que les collectivités locales disposant d’équipes dédiées à la participation citoyenne aient un avantage réel par rapport à celles qui gèrent leurs projets de participation de manière plus secondaire.
La composition idéale d’une équipe de participation citoyenne
1. Une personne avec une légitimité politique
Cette personne, qu’il s’agisse d’un·e élu·e ou d’un autre poste de direction, apporte la dimension politique et stratégique nécessaire au projet. Son rôle consiste à soutenir et promouvoir les ambitions du projet, obtenir l’adhésion des parties prenantes internes et externes, crédibiliser l’initiative auprès des citoyen·nes et garantir l’intégration du projet dans la stratégie globale de l’organisation. Sa légitimité et son autorité sont cruciales pour donner une dimension stratégique à la démarche et assurer sa réussite à long terme.
2. Une personne chargée de mission opérationnelle
Cette personne coordonne l’ensemble des actions et assure la mise en œuvre concrète du projet. Elle est responsable de concevoir les différentes initiatives de participation, d’animer et coordonner les dispositifs participatifs, d’assurer le suivi opérationnel du projet et de gérer la relation avec les prestataires techniques. Elle veille également au respect des calendriers et objectifs fixés. Ses compétences opérationnelles solides sont essentielles pour gérer efficacement les aspects pratiques de la démarche et assurer une mise en œuvre fluide des projets.
3. Une personne en charge de la communication
Cette personne développe et met en œuvre la stratégie de communication du projet. Il est important qu’elle soit capable d’intégrer les enjeux et objectifs de la démarche de participation dans une stratégie de communication cohérente. Elle élabore des messages clairs et attractifs pour mobiliser le public cible, choisit et utilise les canaux de communication les plus pertinents, assure la communication continue tout au long du projet et valorise les résultats et impact des démarches participatives. Sa capacité à adapter le discours aux différents publics est déterminante pour la réussite de la mobilisation citoyenne.
4. Une personne au sein des services techniques
Cette personne fait le lien entre les aspects techniques et les autres dimensions du projet. Son rôle est essentiel pour faciliter l’exécution des actions techniques nécessaires à la mise en place et au bon fonctionnement de la plateforme. Elle assure une communication fluide entre les équipes techniques et les autres parties prenantes, ce qui est crucial pour résoudre rapidement les problèmes techniques, garantir la sécurité et la protection des données, et optimiser les performances de la plateforme.
Les avantages d’une équipe de participation dédiée
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un atout pour une collectivité ? Dans le secteur public, on mesure généralement les compétences et les ressources qui améliorent l’efficacité et la fiabilité des services (publics). Comme nous l’avons précisé précédemment, l’avantage que représente le fait de disposer d’une équipe de participation dédiée peut être :
- Jouer un rôle de médiateur neutre entre les diverses parties prenantes indispensables à la réussite de la participation : habitants, associations, élus et autres parties prenantes.
- Garantir que l’information circule de manière cohérente entre les équipes et les services, et entre l’administration locale et ses citoyens.
- Apporter leur expertise pour une approche plus stratégique de la participation citoyenne, avec les bonnes méthodes et processus de participation.
- Assurer un équilibre entre les différents types de projets de participation, entre les projets légers et les projets plus sérieux.
- Faire appel à leurs réseaux d’ambassadeurs locaux dans différents domaines (comme l’urbanisme ou le travail social).
- Être des acteurs responsables, qui veillent à ce que chacun mette en pratique ce qu’il a annoncé, y compris concernant démocratie participative et le fait de gravir les échelons de l’échelle de la participation lorsque cela est possible.
Grâce à leur rôle central, les équipes chargées de la participation peuvent contribuer à faire en sorte que la participation citoyenne soit régulière, vraiment participative, le plus inclusive possible et véritablement adaptée aux besoins.
Mais que faire si vous n’avez pas la possibilité ou les moyens de constituer une équipe dédiée à la participation ?
À Newham, l’un des arrondissements les plus grands et les plus mixtes de Londres, les autorités ont fait de la démocratie participative une priorité, enclenchant ainsi un processus de participation citoyenne en continu. Grâce à une équipe dédiée à la participation et à l’engagement des habitants, Newham a mené à bien de grands projets de participation, dont un projet d’aménagement urbain d’un montant de 4,1 millions de livres sterling et la mise en place de conseils de quartier à grande échelle.
Que faire si vous n’avez pas d’équipe dédiée à la participation ?
Lorsque vous ne disposez pas d’une telle équipe dédiée à la participation, il peut être difficile d’assurer la coordination interne et d’intégrer la participation citoyenne dans vos responsabilités quotidiennes. Cependant, il est toujours possible de mener de (bonnes) initiatives de participation en s’organisant en interne, entre les différents services et en planifiant soigneusement.
Dans la mesure du possible, il est important que les personnes chargées de la participation puissent déléguer certaines de leurs autres tâches, pour pouvoir y accorder un maximum de temps et d’attention. Voici d’autres conseils pour les collectivités locales qui souhaitent mener des projets de participation citoyenne sans équipe dédiée :
- Établissez des objectifs et des délais clairs, dès le départ, et communiquez-les en interne pour vous assurer que toutes les parties prenantes sont prêtes.
- Anticipez certains des obstacles qui pourraient surgir en l’absence d’une équipe centralisée chargée de gérer la participation.
- Répartissez les responsabilités entre les différentes équipes et services.
- Pour ce faire, vous pouvez créer un groupe de travail composé de personnes issues de différentes équipes/services, pour assurer une bonne collaboration (elles seront également ambassadrice de la participation citoyenne en interne).
- Prévoyez un moyen de tenir les autres collègues au courant de vos projets de participation, par exemple au moyen d’un bulletin d’information interne.
- Essayez de repérer les défis majeurs dès le début et répartissez-les entre les parties prenantes, pour limiter leur impact sur votre calendrier et vos projets.
- Veillez à ce que la participation citoyenne soit un processus continu et utile, pour qu’il ne soit pas considéré comme une simple case à cocher.
- Partagez les leçons et les idées tirées de vos projets de participation, pour nourrir les prochains projets au sein des différents services.
- Faites des retours et partagez les résultats, à la fois en interne et avec les participants de votre collectivité.
La municipalité de Den Helder, aux Pays-Bas, ne disposait pas d’une équipe dédiée à la participation citoyenne, mais cela ne l’a pas découragée. Au contraire, elle a mis en place un groupe de travail se réunissant toutes les deux semaines. Elle a constaté, grâce à cela, qu’elle pouvait “transmettre l’information très facilement d’un service à l’autre et, en même temps, bénéficier d’ambassadeurs partout en interne, proposant des projets et faisant connaître la plateforme de participation citoyenne auprès de collègues ne participant pas au groupe de travail”, explique Steven de Groot, responsable de la plateforme de participation de Den Helder.
Se lancer dans la participation citoyenne (en ligne)
Où que vous en soyez dans votre démarche de participation citoyenne, l’essentiel est de commencer quelque part et les ressources numériques peuvent vous y aider ! Les collectivités qui travaillent avec CitizenLab ont constaté une diminution de 55 % du temps qu’elles consacrent à l’analyse et à la communication de leurs résultats en matière de participation, ce qui leur permet de consacrer le temps ainsi économisé à un dialogue permanent et approfondit avec leurs citoyens.
